Only TG 合規檢查清單：Telegram Bot 客服的隱私告知、行銷同意與資料留存指南

經營 Only TG 或 Telegram Bot 客服，合規不是選擇題，而是必答題。許多團隊只關注 Bot 的功能開發與使用者體驗，卻忽視了隱私告知、行銷同意與資料留存這些「看不見的基建」。一旦遭遇使用者投訴、平台審查或法律糾紛，輕則 Bot 被封禁，重則面臨罰款與聲譽損失。

本文提供一份可落地的 Only TG 合規檢查清單，涵蓋隱私告知、行銷同意、資料留存與內容風控四個核心模組。無論你是獨立經營者還是跨國團隊，這份指南都能幫你快速搭建合規框架，讓 Telegram Bot 客服跑得更穩、更久。

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為什麼 Telegram Bot 客服需要一份合規檢查清單？

Telegram Bot 的經營環境正變得越來越嚴格。歐盟 GDPR、美國 CCPA、中國《個人資料保護法》 等法規對使用者資料的收集、使用與儲存提出了明確要求。即便你的 Bot 只服務非歐盟使用者，一旦涉及跨境資料流轉，合規風險依然存在。

更重要的是，合規是使用者信任的基石。一個在 Bot 歡迎語中就清晰告知隱私政策的團隊，比一個「先收集資訊再說」的團隊，更容易贏得使用者的長期信任。

許多 Only TG 經營者常犯以下錯誤：

• 歡迎語中未嵌入隱私政策連結，使用者不知道資料被誰使用。
• 行銷訊息預設勾選同意，違反 opt-in 原則。
• 會話記錄無限期保留，未設定資料留存期限。
• 客服隨意發送敏感資訊（如錢包地址、身分證號碼），無內容風控機制。

這份清單就是幫你逐一排查這些風險點。

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隱私告知：使用者進入 Bot 前應該知道什麼？

在 Bot 歡迎語中嵌入隱私政策連結

使用者第一次接觸你的 Bot 時，歡迎語是隱私告知的最佳時機。建議在歡迎訊息中明確說明以下內容：

• 資料收集範圍：收集哪些資訊？如使用者 ID、對話內容、裝置資訊（IP、瀏覽器 User-Agent）。
• 用途說明：資料用於客服回應、行銷推播還是產品改進？
• 第三方共享：是否與第三方（如分析工具、支付服務商）共享資料？
• 聯絡方式：使用者如何聯絡你（如 Bot 內回覆、電子郵件、Telegram 客服群）。

在 TG-Staff 中，你可以透過可視化命令流程（流程編輯器）輕鬆設定歡迎語選單。例如，在 Bot 的 /start 指令後加入一個按鈕，連結到你的隱私政策頁面。

操作步驟：

1. 登入 TG-Staff 控制台。
2. 進入「指令流程」模組，編輯 /start 指令。
3. 新增一則文字訊息：欢迎使用 XXX 客服 Bot！在开始对话前，请阅读我们的 [隐私政策](https://your-domain.com/privacy)。
4. 儲存並發布。

手動回覆場景下的隱私告知時機

即使 Bot 自動回覆正常，客服人員在對話中主動收集使用者資訊（如電子郵件、訂單號碼、手機號碼）時，也應告知用途。例如：

“我需要您的電子郵件來查詢訂單狀態，該資訊僅用於本次客服處理，不會用於其他目的。”

最佳實踐：在 TG-Staff 的客服介面中，可配置一條隱私告知快捷回覆模板，客服發送前一鍵插入，避免遺漏。

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行銷同意：如何合法地向使用者推播訊息？

區分事務性訊息與行銷訊息

• 事務性訊息：訂單確認、密碼重設、客服回覆等——無需額外同意，使用者使用服務即視為同意接收。
• 行銷訊息：促銷活動、產品更新、問卷調查等——必須獲得使用者主動同意（opt-in）。

透過分流連結獲取行銷同意

TG-Staff 的分流連結（Diversion Link） 是獲取行銷同意的理想入口。當使用者從廣告、社群媒體或電子郵件點擊分流連結時，系統會跳轉到一個中間頁面。你可以在該頁面：

• 展示同意聲明：“您是否同意接收来自 XXX 的营销消息？您可以随时退订。”
• 提供確認按鈕：使用者點擊「同意」後，才跳轉至 Bot 開始對話。
• 記錄同意狀態：TG-Staff 會將該使用者標記為「已同意行銷」，並在使用者檔案中記錄同意時間與來源。

群發訊息的合規要點

TG-Staff 的訊息批量群發功能支援按用戶分群推送。合規使用時，請遵守以下規則：

• 只向已同意用戶發送：在分群條件中篩選「行銷同意 = 是」的用戶。
• 提供退訂機制：每條群發訊息末尾應附帶退訂連結或回覆退訂指令（如 unsubscribe）。
• 記錄同意時間與來源：每次群發前，核對用戶畫像中的同意記錄，確保未過期。
• 避免過度發送：建議每週不超過 1-2 條行銷訊息，否則易被用戶投訴或標記為垃圾訊息。

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資料留存：哪些資料該保留？保留多久？

區分必要資料與非必要資料

資料類型	範例	是否必要	建議留存期限
用戶 ID	Telegram UID	是	服務期間
會話記錄	對話文字	是	30–90 天
IP 位址	分流連結捕獲	否	7–30 天
裝置資訊	User-Agent	否	30 天
行銷同意記錄	同意時間、來源	是	用戶撤回同意後 6 個月

原則：只保留業務所需的最少資料，非必要資料定期刪除。

TG-Staff 的資料留存邏輯

TG-Staff 控制台支援檢視歷史會話記錄與用戶畫像，但資料留存期限取決於套餐與配置。標準版和專業版均提供會話記錄檢視功能，但建議營運者：

• 在控制台「設定」中設定自動清理週期（如 90 天）。
• 定期匯出必要資料（如行銷同意記錄）後，刪除舊資料。
• 如需長期儲存某些會話（如涉及糾紛），可單獨匯出並加密儲存在本地。

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內容風控：防止坐席誤發敏感資訊

什麼是內容風控？

TG-Staff 專業版的內容風控（內控管理） 功能，允許你配置風險詞組，監控坐席發送的每條 outbound 訊息。當訊息命中風險詞時，系統會：

• 彈窗二次確認：坐席需再次確認才能發送。
• 阻止發送：高風險詞直接攔截。
• 記錄稽核日誌：記錄坐席、會話、觸發時間與風險詞，便於事後審查。

錢包地址監控：Web3 團隊的合規利器

對於涉及加密貨幣、交易所、NFT 的團隊，錢包地址監控是內容風控的核心場景。你可以配置以下風險詞組：

• 特定 TRC20/ERC20/BTC 地址：如公司收款地址、員工個人地址。
• 地址片段：如 0x、1A1zP 等前綴，防止坐席誤發其他地址。
• 關鍵詞組合：如「打錢」「轉帳」「地址」等指令詞。

配置後，坐席發送任何包含這些內容的訊息，都會觸發風控流程。這不僅能防止誤發，還能避免坐席違規發送收款二維碼或釣魚連結。

風險詞清單建議

風險類別	範例關鍵詞	處理方式
錢包地址	0x、T...、1...	二次確認
銀行卡號	62、6217	二次確認
身份證號	110、320	阻止發送
敏感指令	「轉帳」「打錢」「私聊」	兩次確認
違規內容	辱罵、歧視、色情	阻止發送

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合規檢查清單：營運者每日/每週/每月要做的事

每日檢查

• 查看 TG-Staff 控制台的會話記錄，是否有異常對話（如用戶投訴、資訊洩漏）。
• 檢查內容風控觸發記錄，是否有坐席嘗試發送敏感資訊。
• 確認行銷同意記錄無異常撤回或爭議。

每週任務

• 更新風險詞清單：根據業務變化（如新錢包地址、新支付方式），更新風險詞組。
• 審查行銷同意記錄：檢查是否有未同意用戶被錯誤標記，或已撤回用戶未被移除。
• 坐席培訓：回顧本週風控觸發記錄，與坐席討論改進措施。

每月審計

• 審查資料留存策略：檢查是否有超過留存期限的資料未清理。
• 更新隱私政策：根據產品更新或法規變化，調整隱私政策內容。
• 審計坐席操作：導出坐席操作日誌，檢查是否有違規行為。
• 備份關鍵資料：導出行銷同意記錄、內容風控審計日誌，離線保存。

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常見問題

問：Only TG 的 Bot 客服需要遵守 GDPR 嗎？
答：如果 Bot 服務歐盟用戶或收集歐盟用戶資料，就需要遵守 GDPR。即使團隊不在歐盟，只要用戶涉及，就應參照 GDPR 要求設置隱私告知、資料留存與行銷同意。建議在隱私政策中明確適用範圍。

問：用戶同意行銷訊息後，可以隨時撤回嗎？
答：可以。根據 GDPR 和多數隱私法規，用戶有權隨時撤回同意。營運者應在 Bot 選單或對話中提供退訂入口，並在 TG-Staff 用戶畫像中更新標記。撤回後，應停止向該用戶發送行銷訊息，並在 30 天內刪除相關記錄。

問：TG-Staff 支援導出用戶資料嗎？
答：TG-Staff 提供會話記錄與用戶畫像查看功能。如用戶要求刪除資料，建議直接透過 Bot 對話記錄刪除或聯繫客服處理。具體資料導出與刪除操作，請查閱 TG-Staff 文件 或聯繫 @tgstaff_robot。

問：內容風控只適用於 Web3 團隊嗎？
答：不是。任何需要防止坐席誤發敏感資訊的團隊都可以使用，例如金融、法律、醫療等行業的客服場景。TG-Staff 支援自訂風險詞組，可匹配地址、身份證、銀行卡號等，適用場景非常廣泛。

問：資料留存多久合適？
答：建議根據業務需求與法規要求制定。一般客服會話記錄保留 30–90 天，行銷同意記錄保留至用戶撤回同意後 6 個月。TG-Staff 控制台支援查看歷史會話，具體留存期限請參考套餐說明。如需長期保存關鍵資料，建議定期導出並加密儲存。

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立即行動

合規不是一蹴可幾，而是持續改進的過程。從今天起，對照這份檢查清單，逐一完善你的 Telegram Bot 客服營運。

• 免費試用 TG-Staff：註冊即享 3 天試用，體驗即時雙向聊天、會話分流與內容風控 → https://app.tg-staff.com/
• 查閱完整文件：了解內容風控、資料管理與隱私配置 → https://docs.tg-staff.com/
• 聯繫客服：如有合規配置疑問，可直接聯繫 @tgstaff_robot 諮詢。

合規，是 Only TG 客服長期穩定營運的底線。 別讓風險成為你的天花板。